Ochrona danych osobowych to temat, który intensywnie eksploatowano w debacie publicznej przy okazji wejścia w życie RODO. Chociaż teraz tak często nie mówi się o tym rozporządzeniu, nadal te przepisy mocno wpływają na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Dziś sprawiamy, jak o bezpieczeństwo danych osobowych dbają firmy, proponujące profesjonalną utylizację dokumentów.
Ochrona danych osobowych to temat, który intensywnie eksploatowano w debacie publicznej przy okazji wejścia w życie RODO. Chociaż teraz tak często nie mówi się o tym rozporządzeniu, nadal te przepisy mocno wpływają na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Dziś sprawiamy, jak o bezpieczeństwo danych osobowych dbają firmy, proponujące profesjonalną utylizację dokumentów.
Wyzwania stojące przed firmami, zajmującymi się utylizacją akt
Nowoczesne podejście do niszczenia dokumentów powinno uwzględniać m.in. to, w jaki sposób aktualnie w firmach zapisuje się dane. Nadal w wielu przedsiębiorstwach dokumentacja to po prostu papier. Coraz większą popularnością cieszy się skanowanie i digitalizacja informacji. W efekcie dane przechowuje się też na dyskach zewnętrznych, płytach CD, a czasem również na pendrive’ach. Takie nośniki też czasem należy zniszczyć, zachowując przy tym wysokie standardy bezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli dokumentacja zawiera dane osobowe klientów lub kontrahentów firmy. Rzetelne przedsiębiorstwa działające w branży niszczenia akt tak konstruują swoją ofertę, żeby klienci mogli w bezpieczny sposób pozbyć się różnorodnych nośników. W tym celu wykorzystuje się nowoczesne instalacje. To potężne urządzenia, charakteryzujące się wysoką wydajnością. Za jednym razem można zniszczyć w nich ogromne ilości dokumentów różnego rodzaju.
Kolejnym wyzwaniem, które muszą wziąć nowoczesne firmy, jest dbanie o bezpieczeństwo procesu. Od kiedy obowiązuje RODO, nacisk na ochronę danych osobowych zwiększył się. Za nieprzestrzeganie tych zapisów, przedsiębiorstwo może zostać obarczone wysokimi karami. Często firmy nie są w stanie samodzielnie zorganizować procesu niszczenia w taki sposób, żeby te podstawowe standardy były realizowane. Aby nie musieć mierzyć się z tą odpowiedzialnością oraz ewentualnymi konsekwencjami, zlecają te zadania na zewnątrz. Profesjonalne firmy muszą więc dołożyć wszelkich starań, żeby nie zawieść swoich klientów oraz przestrzegać krajowego, oraz europejskiego prawa.
Jak specjaliści dbają o bezpieczeństwo utylizacji?
- sprawdzone procedury
To na nich powinien się opierać każdy proces, w którym priorytetowo traktuje się bezpieczeństwo. Każdy etap realizacji usługi musi być skrzętnie zaplanowany. Uwzględnienie zagrożeń, określenie sposobów zapobiegania problemom, weryfikacja procesów – to podstawowe kroki, o których musi pamiętać każda firma, aspirująca do bycia specjalistą dziedzinie bezpiecznego niszczenia dokumentów.
- bezpieczne pojemnikin
Przedsiębiorca musi mieć pewność, że dokumenty, które opuszczają jego biuro, są odpowiednio chronione. Tacy usługodawcy jak Rhenus używają w tym celu lekkich, ale odpornych na uszkodzenia pojemników. Są funkcjonalne, mobilne i klient w łatwy sposób może zapełnić je aktami. Najważniejsze jest jednak to, że zostają zamknięte na oczach klienta i od tego momentu nikt nie ma wglądu w akta. Takie kontenery są barwione, toteż również z zewnątrz nie można rozpoznać ich zawartości.
- nowoczesna infrastruktura
Mowa o pojazdach oraz o samej instalacji niszczącej. Jeśli chodzi o samochody, to są one przystosowane do przewożenia nawet dużej ilości akt. Dodatkowo wyposażone zostały w nadajniki GPS, co pozwala klientowi śledzić, gdzie aktualnie znajdują się akta. Dla bezpieczeństwa kluczowe jest również funkcjonowanie instalacji utylizującej. Powinna działać sprawnie, niszczyć różne rodzaje nośników i. przede wszystkim być bezpieczna. Co oznacza to bezpieczeństwo? Mowa oczywiście o produkcie utylizacji. Nowoczesne urządzenia działają w taki sposób, że danych zniszczonych nośników nie da się w żaden sposób odzyskać.
Nowoczesne technologie oraz kompetencje w zakresie tworzenia procedur bezpieczeństwa zdecydowały o tym, że współczesne firmy utylizujące akta mogą zaproponować klientom wysoki poziom ochrony ich danych. W efekcie z takich usług korzystają zarówno wielkie przedsiębiorstwa, jak i mniejsze firmy. Znaczenia nie mają też branże, w jakich działają te biznesy.